Die Hauptvoraussetzungen für einen Honoraranspruch sind:

1. Ein wirksam zustande gekommener Vertrag, der den geschuldeten Leistungsumfang und die dafür zustehende Vergütung regelt

2. Die erfolgreiche Erbringung der geschuldeten Leistungen (Werkvertrag)

3. Die Stellung einer HOAI konformen und prüffähigen Honorarrechnung.

D.h. der Architekt bzw. Ingenieur muss zunächst einen Auftrag akquirieren, der gleichzeitig ein Leistungssoll definiert. Da es sich bei einem Architekten- bzw. Ingenieurvertrag um einen Werkvertrag handelt, muss dieser die von ihm geschuldete Leistung vollständig ausführen und diese schließlich nachvollziehbar und HOAI konform abrechnen.

Eben der werkvertragliche Charakter des o.g. Vertrages bedingt die zwingende Erfordernis einer auf Nachweis ausgerichteten Leistungserbringung. Erst die Erfüllung des Auftrages ebnet den Weg zur Stellung einer Rechnung und dem Erhalt des Leistungslohns in Form eines Honorars. Und eben diese gilt es stets zu beweisen.

Da der Erfolg einer als vollständig abgeschlossen Leistungsphase bekanntlich von zeitlich begrenzter Dauer sein kann, z. B. wenn der Auftraggeber die Vorgaben/Rahmenbedingungen des Projektes ändert und auf diese Weise die tektonischen Platten der bis dahin erbrachten Planungsleistungen in Bewegung setzt oder gar gänzlich verschiebt, ist die Zementierung des Leistungserfolgs nach den bis dahin geltenden Vorgaben von fundamentaler Bedeutung.

Die zu unrecht als ein lästiger bürokratischer Akt angesehene zielgerichtete Dokumentation der vollständig erbrachten Planungsergebnisse stellt nicht nur eine zu häufig vernachlässigte Grundleistung dar (z.B. Leistungsphase 1 (e), Leistungsphase 2 (i) und Leistungsphase 3 (g) des Leistungsbildes Gebäude und Innenräume), sondern sichert den aus den ursprünglichen Aufgabenstellung resultierenden Honoraranspruch und bildet gleichzeitig das Fundament für die Anspruchsvoraussetzung eines zukünftigen Nachtragshonorars z. B. für Änderungsleistungen oder für die Wiederholung von Grundleistungen.

Der Geschäftsführer eines Architektur- bzw. Ingenieurbüros hat somit dafür zu sorgen, dass der von seinem Team erreichte Planungserfolg festgehalten und dokumentiert wird. Es ist sowohl die Vertragspflicht und somit dem Auftraggeber geschuldete Leistung als auch die Habenseite der planerischen Bilanz jedes Projektes. Gleichzeitig ermöglicht eine akribische Dokumentation der Planungsergebnisse einen nahtlosen Übergang von einer Leistungsphase in die nächste, bei gleichzeitiger Risikominderung von Flüchtigkeitsfehlern.