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Schlussrechnung nach VOB/B: Prüfbarkeit, Fristen und Schlusszahlung

Am Ende jedes Bauvorhabens steht die Schlussrechnung. Beim VOB-Vertrag entscheidet sie darüber, wann der Werklohn fällig wird, wann er verjährt und ob spätere Nachforderungen noch möglich sind. Fehler in der Schlussrechnung kosten Auftragnehmer deshalb oft viel Geld. Die VOB/B ist Teil B der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen.

Die Pflicht zur prüfbaren Abrechnung (§ 14 VOB/B)

Der Auftragnehmer muss seine Leistungen prüfbar abrechnen (§ 14 Abs. 1 VOB/B). Das bedeutet konkret:

  • Die Rechnung muss übersichtlich aufgestellt sein.
  • Sie muss die Reihenfolge der Positionen einhalten und die Bezeichnungen aus den Vertragsbestandteilen verwenden.
  • Mengenberechnungen, Zeichnungen und andere Belege, die zum Nachweis von Art und Umfang der Leistung nötig sind, sind beizufügen.
  • Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sind in der Rechnung besonders kenntlich zu machen und auf Verlangen getrennt abzurechnen.

Prüfbarkeit ist kein Selbstzweck. Maßgeblich ist, ob der Auftraggeber die Rechnung anhand seiner Kenntnisse und Unterlagen nachvollziehen kann. Was ein fachkundiger Auftraggeber ohnehin weiß, muss nicht noch einmal belegt werden.

Gemeinsames Aufmaß

Die für die Abrechnung notwendigen Feststellungen sollen dem Fortgang der Leistung entsprechend möglichst gemeinsam vorgenommen werden (§ 14 Abs. 2 VOB/B). Das gilt besonders für Leistungen, die später verdeckt werden. Ein gemeinsames Aufmaß vermeidet Streit über Mengen und bindet beide Seiten weitgehend an die festgestellten Werte.

Bis wann muss die Schlussrechnung eingereicht werden?

Ist nichts anderes vereinbart, muss der Auftragnehmer die Schlussrechnung bei Leistungen mit einer Ausführungsfrist von höchstens drei Monaten spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung einreichen. Für jeweils weitere drei Monate Ausführungsfrist verlängert sich diese Frist um 6 Werktage (§ 14 Abs. 3 VOB/B).

Reicht der Auftragnehmer keine prüfbare Schlussrechnung ein, obwohl der Auftraggeber ihm eine angemessene Frist gesetzt hat, kann der Auftraggeber die Rechnung selbst auf Kosten des Auftragnehmers aufstellen (§ 14 Abs. 4 VOB/B).

Wann wird die Schlusszahlung fällig?

Der Anspruch auf die Schlusszahlung wird alsbald nach Prüfung und Feststellung fällig, spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B). Die Frist kann auf höchstens 60 Tage verlängert werden, wenn das wegen der besonderen Natur oder Merkmale der Vereinbarung sachlich gerechtfertigt ist und ausdrücklich vereinbart wurde.

Voraussetzung ist neben der prüfbaren Schlussrechnung auch die Abnahme der Leistung. Verzögert sich die Prüfung, muss der Auftraggeber das unbestrittene Guthaben als Abschlagszahlung sofort zahlen.

Einwand fehlender Prüfbarkeit nur innerhalb der Frist

Hält der Auftraggeber die Schlussrechnung für nicht prüfbar, muss er das innerhalb der Prüffrist unter Angabe der Gründe rügen. Tut er das nicht, kann er sich später nicht mehr auf die fehlende Prüfbarkeit berufen (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 Satz 2 VOB/B). Die Forderung wird dann fällig. Der Auftraggeber kann aber weiterhin einwenden, dass einzelne Positionen inhaltlich falsch sind.

Die Ausschlusswirkung der Schlusszahlung (§ 16 Abs. 3 Nr. 2 bis 5 VOB/B)

Die VOB/B enthält eine Regel, die viele Auftragnehmer überrascht. Nimmt der Auftragnehmer die Schlusszahlung vorbehaltlos an, kann er grundsätzlich keine Nachforderungen mehr stellen. Das gilt aber nur, wenn der Auftraggeber ihn schriftlich über die Schlusszahlung unterrichtet und auf diese Ausschlusswirkung hingewiesen hat.

Einer Schlusszahlung steht es gleich, wenn der Auftraggeber unter Hinweis auf bereits geleistete Zahlungen weitere Zahlungen endgültig und schriftlich ablehnt.

Der Vorbehalt und seine Fristen

Um seine Ansprüche zu erhalten, muss der Auftragnehmer innerhalb von 28 Tagen nach Zugang der Mitteilung einen Vorbehalt erklären. Der Vorbehalt wird hinfällig, wenn der Auftragnehmer nicht innerhalb von weiteren 28 Tagen eine prüfbare Rechnung über die vorbehaltenen Forderungen einreicht. Ist das nicht möglich, muss er den Vorbehalt in dieser Zeit eingehend begründen (§ 16 Abs. 3 Nr. 5 VOB/B).

Gilt die Ausschlusswirkung immer?

Nicht in jedem Fall. Ist die VOB/B nicht als Ganzes vereinbart, sondern durch eigene Vertragsbedingungen des Auftraggebers abgeändert, unterliegen ihre Regeln einer Kontrolle nach dem AGB-Recht. Die Ausschlusswirkung der Schlusszahlung hält einer solchen Kontrolle nach der Rechtsprechung nicht stand, wenn der Auftraggeber die VOB/B gestellt hat. Auftragnehmer sollten sich darauf aber nicht verlassen und den Vorbehalt immer fristgerecht erklären.

Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung

Abschlagszahlungen sind vorläufige Zahlungen auf die Gesamtvergütung. Liegt eine Schlussrechnung vor oder ist die Leistung abgenommen und die Abrechnungsreife eingetreten, kann der Auftragnehmer nicht mehr aus einzelnen Abschlagsrechnungen klagen. Er muss dann seinen Anspruch aus der Schlussrechnung verfolgen.

Verjährung des Werklohns

Der Werklohnanspruch verjährt in der regelmäßigen Frist von drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch fällig geworden ist (§ 199 BGB). Beim VOB-Vertrag hängt der Fälligkeitszeitpunkt von der Schlussrechnung und dem Ablauf der Prüffrist ab. Wer die Schlussrechnung lange hinauszögert, verschiebt damit zwar die Fälligkeit, riskiert aber, dass der Auftraggeber sie selbst aufstellt.

Typische Fehler in der Praxis

  • Die Schlussrechnung weicht in Reihenfolge und Bezeichnungen vom Leistungsverzeichnis ab.
  • Aufmaße und Belege fehlen oder sind nicht nachvollziehbar.
  • Nachträge werden mit Hauptvertragspositionen vermischt.
  • Der Auftragnehmer erklärt den Vorbehalt gegen die Schlusszahlung nicht oder zu spät.
  • Der Vorbehalt wird erklärt, aber nicht innerhalb der weiteren 28 Tage begründet.
  • Der Auftraggeber rügt die fehlende Prüfbarkeit zu spät oder ohne Begründung.

Häufige Fragen zur Schlussrechnung nach VOB/B

Wie lange hat der Auftraggeber Zeit, die Schlussrechnung zu prüfen?

Höchstens 30 Tage nach Zugang. Nur bei ausdrücklicher Vereinbarung und sachlicher Rechtfertigung bis zu 60 Tage.

Was passiert, wenn der Auftraggeber die Prüfbarkeit nicht rügt?

Dann kann er sich nach Ablauf der Prüffrist nicht mehr darauf berufen, dass die Rechnung nicht prüfbar sei. Die Forderung wird fällig.

Kann ich nach der Schlusszahlung noch nachfordern?

Nur wenn Sie innerhalb von 28 Tagen nach der Mitteilung über die Schlusszahlung einen Vorbehalt erklären und ihn innerhalb weiterer 28 Tage durch eine prüfbare Rechnung oder eine eingehende Begründung untermauern. Ohne schriftlichen Hinweis des Auftraggebers auf die Ausschlusswirkung tritt sie nicht ein.

VOB-Seminar bei HOAI.de

Die Abrechnung der Bauleistung ist ein Schwerpunkt unseres VOB-Seminars mit Rechtsanwalt Jörg Teller, Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht. Dort geht es um die Prüfbarkeit der Schlussrechnung aus rechtlicher Sicht und den Forderungsverlust durch die Schlusszahlung, jeweils mit Beispielen aus der Beratungspraxis.

Zum VOB-Seminar: Termine und Anmeldung

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.