Nach § 6 Abs. 1  Satz 2 Nr. 2 HOAI ermittelt sich das Honorar für die Leistungsbilder Teile 3 und 4 (Objekt- und Fachplanungen, also auch Gebäudeplanungen) nach den anrechenbaren Kosten des Objekts auf der Grundlage der Kostenberechnung oder, sofern keine Kostenberechnung vorliegt, auf der Grundlage der Kostenschätzung.

(Hinweis: das ist Basiswissen zur HOAI! Diese Regelungen sollten jemandem, der Aufträge dieser Größe bearbeitet und vor allem einen Vertrag eingeht, in dem diese Regelung enthalten ist und das dann unterschreibt, auf jeden Fall vorher klar sein. Man unterschreibt nur, was man bei beiden Vertragsparteien auch versteht und zwar in gleicher Weise. HOAI-Basisschulungen sind hier dringend zu empfehlen!) 

Wenn die Planungsziele des Auftraggebers nur mit einer Lösung realisiert werden können, deren Kosten vorgedachte Budgets übersteigen, hat er grundsätzlich die Möglichkeit, das Budget nachträglich zu erhöhen, die Realisierung ggf. in Bauabschnitten vorzunehmen (d.h. das ganze Bauvorhaben zu planen und den Ausbau zunächst nur so weit vorzunehmen, dass das Budget eingehalten wird) oder aber die Planungsziele anzupassen. Das kann in einer Abspeckung des Bauprogramms, einzelner geometrische Anforderungen oder auch der Verringerung baulicher Standards (in gestalterischer Hinsicht, mit einfacheren Baumaterialien, mit geringeren Komfortmerkmalen, weniger Automatisiserung und mehr Betriebsaufwand usw.) erfolgen. Dazu hat ein Auftraggeber grundsätzlich ein Anordnungsrecht.

Diesem Anordnungsrecht steht die Pflicht zur Vergütung der damit verbundenen Mehraufwendungen auf Planerseite gegenüber. Die Folgen sind grundsätzlich in § 10 HOAI geregelt, der aber eigentlich nur aussagt, dass bei Änderungen des Umfangs der beauftragten Leistung die Honorarberechnungsgrundlagen anzupassen sind, nicht wie.

In der Praxis von Sachverständigen hat sich dafür die grundsätzliche Methodik bewährt, das Honorar bis zur Änderung, für die Änderung und ab der Änderung getrennt zu ermitteln.

Das bedeutet in Ihrem Fall: Wenn nach der Vorplanung eine entsprechende Änderungsanordnung zu den Planungszielen erfolgt und andere Planungsziele definiert werden, welche der Budgeteinhaltung dienen, kann das Honorar für Lph. 1 und 2 (bis zur Änderung) auf Grundlage der anrechenbaren Kosten aus der Kostenschätzung ermittelt werden und das Honorar für die Leistungen ab Lph. 3 (nach der Änderung) auf der Grundlage der Kostenberechnung. Das Honorar für die Änderung selbst muss den Aufwand abdecken, der durch nochmaliges Durchlaufen von Grundleistungen der Lph. 1 und 2 erforderlich ist, um  diese Planungsziele einzuhalten. Das kann z.B. nach Aufwand oder pauschal vergütet werden.

Wichtig ist, dass darüber (vorher!) eine Vereinbarung über die Leistungsänderung und deren Honorierung erfolgt, die nach HOAI zumindest in Textform, nach dem Vertrag aber ggf. auch unter Berücksichtigung formaler Regelungen (z.B. in Schriftform) und bei kommunalen Auftraggebern immer auch mit entsprechendem Gremienbeschluss zu erfolgen hat.

Zum Verständnis: die HOAI bildet nur Regelfälle ab, hier denjenigen, dass das einmal angedachte Objekt auch realisiert wird. Alle Abweichungen von diesem Regelfall sind nicht in der HOAI selbst geregelt, weil ihre Art zu unterschiedlich sein kann. Man kann solche Regelungen wie die Vergütung nach Änderungsanordnungen deshalb nicht in der HOAI finden. Sie ergeben sich aus der Praxis der Rechtsprechung, die in Urteilen und Kommentaren der Öffentlichkeit zugänglich sind. Auch der Besitz und die Benutzung einschlägiger Kommentare zur HOAI gehört damit zum Basis-Handwerkszeug von Planern.